Política institucional de manejo de información y datos personales

Atendiendo lo dispuesto en: a) Ley 1266 de 2008, “por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones” b) sentencia c-748 del 6 de octubre de 2011 por medio de la cual la corte constitucional declara exequible el proyecto de ley estatutaria N° 184 de 2010 senado, 046 de 2010 cámara, de protección de datos personales. c)ley 1581 de 2012, “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” d) decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”. e) decreto 886 de 2014 “por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012, relativo al registro nacional de bases de datos” f) decreto 1074 de 2015”, ordenamiento legal mediante el Cual se establece disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la Información; por lo tanto, SHIBUI WELLNESS LAB, en cumplimiento de sus obligaciones legales y consciente de su estado de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, establece su POLÍTICA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normativa y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que se recoja y administre. Política que se rige bajo los siguientes parámetros.

1.OBJETO

La empresa SHIBUI WELLNESS LAB, en atención a lo dispuesto en la normatividad en cita, conforme las Políticas internas de la empresa, orientadas al adecuado tratamiento y administración de la información y datos personales de clientes, proveedores, directivos, empleados, terceros y demás personal relacionado con nuestros servicios, ha diseñado la presente Política de Manejo de la Información de carácter personal y bases de datos en la cual se informa, se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que se tiene acceso en el desarrollo del objeto social de la empresa y la cual se obtiene por cualquier medio como puede ser entre otros, a través de nuestro sitio Facebook “TIENDA SHIBUI”, mensajes de datos, correo electrónico, información física (formatos, cartelera de información de la empresa, cartas), mensajes de texto, mensaje WhatsApp y de voz, app´s, llamadas telefónicas, verbalmente, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial, laboral o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores y demás personal vinculado a través de relaciones comerciales, laborales o legales con la empresa SHIBUI WELLNESS LAB

2.MARCO LEGAL

• Ley 1266 de 2008.

• Sentencia c-748 del 6 de octubre de 2011.

• Ley 1581 de 2012, “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

• Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

• Decreto 886 de 2014 “por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012, relativo al registro nacional de bases de datos”

• Decreto 1074 de 2015.

• Normatividad que, en futuro, legisle, regule, amplifique, modifique u extienda las normas señaladas.

3.DEFINICIONES:

Conforme la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2005, para los efectos de la presente Política de Manejo de Datos y en aras de una mayor información para los usuarios, se puntualizan los siguientes conceptos:

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, Mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible al cual se puede acceder libremente. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la Intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, modificación, circulación o supresión.

• TRANSFERENCIA: Actividad realizada cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

4.DEPENDENCIAS RESPONSABLE DEL CONTACTO, USO, CONSERVACIÓN Y MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES.

SHIBUI WELLNESS LAB es responsable del manejo y conservación de los datos personales de los clientes, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, trabajadores y terceros, con los cuales tenga alguna relación comercial, laboral o legal. En ese orden, para dar mayor claridad sobre las dependencias de la empresa que tienen contacto con las bases de datos, se establece que las áreas con manejo de las bases de datos, para los fines descritos a continuación son:

• CLIENTES

• ACCIONISTAS

• PROVEEDORES

• CONTRATISTAS

• EMPLEADOS

• OTROS TERCEROS

5.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES FRENTE A SHIBUI WELLNESS LAB

Los titulares de los datos personales que están a cargo deSHIBUI WELLNESS LAB tienen derecho:

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a SHIBUI WELLNESS LAB, respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

2. Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada SHIBUI WELLNESS LAB, para el tratamiento de los respectivos datos personales.

3. Derecho a ser informado por SHIBUI WELLNESS LAB, previa solicitud del titular de los datos o de su representante, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

4. Derecho a presentar las quejas cuando considere que se ha hecho un mal o erróneo manejo de sus datos personales.

5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere pertinente.

6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente que decida compartir SHIBUI WELLNESS LAB

7. Derecho a que se conserve y archive en forma segura y confiable los datos personales recepcionados

8. Derecho a conocer mediante correo electrónico, mensaje vía WhatsApp; o publicación en Facebook “SHIBUI” de SHIBUI WELLNESS LAB, la política de manejo de datos personales y tener acceso al funcionario encargado del manejo de datos personales a través del correo electrónico

6.DEBERES DE SHIBUI WELLNESS LAB, COMO RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES.

SHIBUI WELLNESS LAB en cumplimiento de los parámetros legales y constitucionalmente establecidos, reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y en aras del respeto por los mismos, se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento de dichos datos:

SHIBUI WELLNESS LAB deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, trabajadores, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para lo cual, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate, a través de medios como el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del correo electrónico contacto@tiendashibui.com u otros medios que a futuro se implementen.

SHIBUI WELLNESS LAB, en todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos, y conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares.

– La empresa debe informar la identificación, dirección electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener el respectivo correo electrónico.

SHIBUI WELLNESS LAB, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas.

-La empresa, deberá informar al titular que cuando se trate de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

SHIBUI WELLNESS LAB, deberá informar a los titulares, que estos son responsables de mantener la confidencialidad de las contraseñas que se generen, así como de las actividades que se realicen a través de éstas y acepta el usuario notificar a SHIBUI WELLNESS LAB, inmediatamente el uso no autorizado de su(s) contraseña(s), cuenta(s), o cualquier otra vulneración de la seguridad de la que tenga conocimiento.

SHIBUI WELLNESS LAB, deberá conservar con las debida seguridad, diligencia y cuidado los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

7.CASOS EN LOS CUALES SHIBUI WELLNESS LAB, NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

QUE TENGA EN SU PODER SHIBUI WELLNESS LAB, no requerirá la autorización del Titular de la información, cuando se trate de:

– Cuando la información sea solicitada a SHIBUI WELLNESS LAB, por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

-Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

-Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

-En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

-Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

8.FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES, MANEJO Y CONSERVACIÓN SHIBUI WELLNESS LAB,

En cumplimiento de su objeto social y sus relaciones comerciales, laborales y legales con terceros, entiéndase por estos, clientes, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; la finalidad de la obtención de los Datos Personales, es para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se constituyen entre otros:

• Grabación en Cámaras de vigilancia con fines de seguridad de la compañía, dentro del registro video grafico se filmará todo registro de persona que ingrese a las instalaciones de la compañía independiente de la modalidad de visita a la empresa. Este registro solo tiene como único fin brindar seguridad y control de monitoreo constante dentro y alrededor de las instalaciones de la empresa.

• Controles de acceso biométrico, cuando sean requeridos por la autoridad legal y/o por el procedimiento que las instituciones normativas impartan.

• Almacenamiento Imágenes, videos y audios en actividades empresariales, que se realicen dentro del marco de vigilancia y seguridad implementado por la empresa al interior y alrededor de la misma.

• Uso de datos para control de visitantes y seguridad.

• Para la Gestión comercial de clientes de SHIBUI WELLNESS LAB, – Informar acerca de productos, novedades y prestaciones de servicios, procesos, nuevas líneas y colecciones y, de ser pertinente y necesario, plantear encuestas respecto a los mismos.

• Hacer invitaciones a nuestros eventos y lanzamientos de productos y o servicios.

• Realizar encuestas de satisfacción, sobre nuestros productos, servicios y comercialización de los mismos.

• Establecer comunicación directa por diferentes medios (impreso, telefónico, SMS, WhatsApp, correos electrónicos, etc.) con los objetivos comerciales asociados a productos y/o servicios.

• Enviar información sobre promociones y campañas especiales.

• Para efectos de envió, recaudo, despachos y garantías de los productos.

• Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece la empresa.

• Dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes o judiciales-Para Procesos de calidad.

• En relación con los trabajadores de SHIBUI WELLNESS LAB, los fines de la información son para comunicados internos, afiliaciones, pagos de nómina, bases de datos y toda información que se requiera para la ejecución de los contratos de trabajo y bases de datos para la organización administrativa de la entidad

• Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono), y la constante actualización de datos de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y o jurídicas con los que se tenga SHIBUI WELLNESS LAB, alguna relación comercial, laboral o legal; dentro de lo que se insiste, en todo caso de estar presente dentro de la dirección y/o ubicación de la empresa, ha de indicarse que la misma cuenta con un sistema de seguridad digital determinado como vigilancia de cámara y video, que monitorea la seguridad de las instalaciones siete por veinticuatro, de tal manera que se hace con el objeto especifico de brindar seguridad al inmueble conforme las condiciones ya expresadas.

• Para toda actividad que considere necesaria acorde la relación comercial, laboral o legal entablada entre las partes.

9.LA AUTORIZACIÓN

Con la finalidad de dar un cabal cumplimiento a la presente política de Datos Personales, SHIBUI WELLNESS LAB, requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de la misma. La cual, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. Dicha Autorización, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y Artículo 2.2.2.25.2.1. de la sección 2ª del Capítulo 25 del Decreto Único 1074, es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

-Responsable o encargado de recopilar la información.

-Datos recopilados.

-Finalidades del tratamiento de datos.

-Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

10.PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

SHIBUI WELLNESS LAB, en el evento hipotético de tener relación o contacto con menores de edad, manifiesta que el tratamiento, manejo y conservación de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado con mayor diligencia y cuidado respectando sus derechos y garantías constitucionales de acuerdo a lo reglado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para lo cual siempre se deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal o del acudiente de la niña, niño o adolescente.

11.PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y PETICIONES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales que estén bajo responsabilidad de SHIBUI WELLNESS LAB, tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Toda solicitud, petición, queja, reclamo, solicitudes (PQRS) que sea presentada a SHIBUI WELLNESS LAB, por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo la normatividad vigente para el caso.

12.CONSULTAS

La Política de manejo de la información personal por parte de SHIBUI WELLNESS LAB, y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

• Dirección: Transversal 60 # 115-58 Torre C, Oficina 508, Bogotá

• Correo: contacto@tiendashibui.com

• Teléfono: 3014458827

13.VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la Dirección Ejecutiva del SHIBUI WELLNESS LAB, así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier inquietud adicional nos puede escribir al correo electrónico contacto@tiendashibui.com, los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.

14.PUBLICACIÓN

Esta política ha sido publicada y actualizada en el mes de agosto del año 2024